jeux deroger 2017 - réservation

Je vais prendre rendez vous avec Pierre Herbert afin de commencer à préparer les jeux.
Raphael estime que nous devons être plusieurs pour cette rencontre ou du moins pour visiter la MdU ou nous allons les organiser.

Y a t il des volontaires

Selon la date

Et louer la Halle aux Toiles ?

https://www.rouen.fr/sites/default/files/legacy/tarifs_hat_2015.pdf

Sans la location de la salle de réception en journée ça reste raisonnable.

Le faire à la fac permet d'être actif dans le milieu étudiant, ce qui a des retombées positives pour l'association et des intérêts pour l'organisation, notamment au niveau des financements.. L'ennui, c'est qu'on est limité par la place...j'aimerai bien être présent pour la rencontre, je connais bien Pierre et les salles disponibles (pour avoir déjà bossé là bas).

Avant de choisir les salles, je vous conseille plutôt de recenser les besoins : combien de salles souhaiteriez-vous ? Pour quelle durée ? Je pense qu'on pourrait essayer de négocier pour avoir tout un weekend (de samedi matin à dimanche soir)...mais ce n'est pas joué à 100%

La MdU, on connait, on a tout sur place et c'est gratuit. De plus, la halle aux toiles, je suis pas sûr que le matos genre cloisons, tables etc..soit dedans...

La Halle aux Toiles n'a de sens que si les associations et partenaires professionnels de Normandie y participent. Bref, le festival des jeux, quoi...

Les Jeux de Roger à la MDU, ça va nous simplifier la vie, et bosser avec Pierre Hébert, c'est un plaisir !

Après la MDU c'est bien sûr un peu plus petit. Et à moins qu'ils n'aient inversé la tendance ces dernières années, il y avait de moins en moins de salle de disponible. C'était pour ça que l'on avait fini par se délocaliser, à la base : pour avoir plus de salles de disponibles et éviter d'avoir 3 ou 4 tables dans les deux grandes salles.

A nous de travailler Pierre Hébert au corps à corps pour essayer d'en tirer le meilleur...

Et sinon il faut faire le tour du propriétaire avec les personnes qui comptent participer à l'organisation proprement dite afin d'avoir la meilleure vision de ce qu'il est possible de faire.

Pour savoir ce qui est faisable, je pense qu'il faut compter le nombre de salles disponibles désormais et le comparer avec le nombre de salles qu'on a utilisé aux derniers jeux de Roger, en sachant que :

- La sorte de verrière sera forcément utilisée pour le bar et les JDS.
- On peut éventuellement remettre le repas du soir au bar en bas des escaliers (ça a déjà été fait même s'ils n'étaient pas très chauds).
- En négociant bien, on pourra peut-être utiliser le bureau d'accueil pour les inscriptions aux parties.

Reste à voir si les salles informatiques existent toujours et s'il y a des locaux "vides" (la dernière fois que j'y suis allé remonte à plusieurs années, mais ça commençait à être un peu "juste" entre les locaux associatifs et les nouveaux bureaux). Parce que les derniers jeux de Roger que l'on a fait là-bas, on commençait à être sérieusement à l'étroit, et il n'y avait pas encore tout ces bureaux...

Outre les obstacles financiers ( pas forcément insurmontables) la halle aux toiles pose un problème.

La sécurité elle est en plein milieu de Rouen quand la MDU est isolée des grands ensembles et des bars déversant leurs crevard (e)s .

Mais bon on met dans un coins l'idée.

La Halle aux Toiles, ce n'est même pas envisageable : ce n'est pas pratique, pas facile d'accès pour les personnes extérieures à Rouen (faut s'y garer, quand même) et comme ce n'est pas sur la fac, on s'assoit sur le financement. Et même si on a les moyen, je ne suis pas sûr que cela soit facile d'expliquer une perte sèche de 1000€ à l'AG (chiffre non contractuel, mais j'évaluerai le coût final à ces alentours).

Le choix du lieu dépend de la cible recherchée : étudiants ou un public plus large.

La Maison de l'Université, aussi bien que le madrillet, n'est pas exclusivement fermé au public étudiant. Le campus de Mont Saint Aignan reste facile d'accès en transport en commun et en voiture, un large parking inutilisé le week end permet de se garer gratuitement à moins de 5 minutes à pieds.

En réalité le public ne change pas réellement et les étudiants touchés restent peu nombreux. En terme d emplacement je ne suis pas convaincu que ça change réellement les choses. Peut être un avantage à mt St aignan pour ceux vivant sur Rouen et un avantage pour la buvette car relativement éloigné d un grand centre commercia (et encore )

Sinon, c'est vrai que Mont Saint Aignan a l"air d'être l'option la plus envisageable, on a déjà résérvé ou pas du coup? Sinon ça risque d'être pris. Si on connaît déjà la date?!

Non, nous n'avons rien fait encore, si ce n'est en causer avec Pierre Hébert entre deux trucs, mais sans vraiment bosser dessus.

Une réunion s'est tenue sur les jeux de Roger avec Raphaël et moi.
Il en ressort que


La MDU préfère que nous organisions les Jdr au Madrillet. Il nous servirait d'intermédiaire avec le responsable du Madrillet.
Quelque soit l'endroit deux dates ressortent 25 - 26 mars ou 8-9 mai donc sur une ou 2 journées
Nous devons nous décider sous 10 jours sur ces paramètres et proposer un visuel et un texte de présentation .
Une nouvelle réunion avec la Mdu se tiendra en novembre.

Qu'en pensez vous ?

Mon compte-rendu:

Bien, nous avons eu un rendez-vous cet après-midi Psychomarco et moi avec Aude Lecanu (Pierre Hébert n'était pas disponible) à la Maison de l'Université à 16h45.

Première surprise, la Maison de l'Université souhaite que ça continue de se dérouler au Madrillet.
La Maison de l'Université compte cependant mettre son grain de sel dans l'organisation de la chose en faisant médiation avec Cédric Hébert. Et ce dès la "rentrée", c'est à dire début Novembre.

GROSSE QUESTION !
Partons nous sur une organisation sur un ou deux jours ?
Samedi ou Samedi / Dimanche ?

L'avantage d'une organisation sur samedi / dimanche, c'est qu'on a plus le temps d'en profiter, et que l'on a pas à faire le rangement le même jour que l'installation, ce qui est plutôt bon pour la fatigue.
Le désavantage, c'est qu'il faut d'autant plus trouver de l'hébergement pour les auteurs qui décideraient de rester les deux jours.

Après visualisation du calendrier avec Psychomarco et Aude Lecanu, l'on a trouvé deux dates qui pourraient faire l'affaire:
les samedi-dimanche 25-26 MARS
et les samedi-dimanche 6-7 MAI

Nous avons pointé les contraintes de sécurité, avec la présence d'agents à insérer dans la demande FSDIE

Aude Lecanu nous a proposé de faire apparaître l'évènement sur une page du livret.
Et nous aurons donc des informations à donner, avec un visuel et un texte au 1er Novembre. (aude.lecanu@univ-rouen.fr)
Nous enverrons alors l'image bannière que nous a faite notre illustrateur récemment.
Et si personne ne se propose je ferai un petit texte qui va bien.

Il nous faudra donc très rapidement (avant novembre)
- Choisir une date
- Choisir entre l'organisation sur un ou deux jours
- Choisir un thème à cette édition

Puis, pas la suite:
- Organiser les partenariats (Compagnons des Terres Parallèles, Pelicanium ? Fous du Jeu ? Ludimaginarium ? Brainscape ?)
- Contacter des auteurs (chercher à varier d'une édition à une autre)
- Passer en commission CADIE pour le financement (le 7 décembre devrait être une bonne cible pour qu'on ait le temps de faire la communication avec l'argent, date limite de dépôt de la demande: 23/11/16)

j'ai créé un post et mis une réponse là :

https://r-rouennais.1fr1.net/t401-jeux-de-roger#2895

Hegan, le soucis c'est que ton lien est dans la partie "accès spécial" du site, donc tout le monde n'y a pas accès.

Personnellement, si vous avez attention pour vos dates aux autres conventions dans le coin, je pense que le mieux resterait en mars : mai ça me paraît tardif.

Pour ce qui est du 1 ou 2 jours, les soucis ont toujours été les mêmes : l’impossibilité au niveau de la sécurité (l'université refuse de payer les heures supplémentaires et les gardiens ne veulent pas des récupérations qu'ils n'arrivent jamais à prendre, apparemment) et le fait qu'il faut trouver à la fois des solutions d'hébergement pour les auteurs, mais aussi, tant qu'à faire, pouvoir proposer des solutions d'hébergements aux joueurs. Doit y avoir moyen, mais après faut voir comment et à quel coût.

"Hegan, le soucis c'est que ton lien est dans la partie "accès spécial" du site, donc tout le monde n'y a pas accès."

Mais c'est bien fait exprès, en fait .... Il y a la partie "publique" et la partie "CA" (où on peut se lâcher ...)

L'aspect "sécurité" et le coût induit deviennent proéminents. Il faut voir si légalement on peut rester dans les bâtiments sans le public (en gros pour nettoyer).

historiquement, le dernier week end de mars a lieu la convention Histoire de Jouer à Caen...

Concernant le lieu...le CA doit encore avoir mon avis dans la zone réservée à l'administration de l'association lorsque le débrief litigieux a eu lieu...

Enfin pour le gardiennage, la position de l'université a changée Caillou. L'année dernière, il y a eu notamment un vigile embauché par l'université sur les fonds du FSDIE. (l'Etat d'Urgence a sans doute fait bouger les mentalités...)

Tant mieux si ça a bougé, ça fait quand même moins con pour ce qui est du gardiennage.

Et si vous dites des choses au niveau du CA en partie cachée, il est inutile de nous le faire comprendre à demi-mot ici : non seulement ça donne l'impression que vous avez des choses à cacher (noooon, tout le monde n'est pas d'accord? Comme je suis étonné!) mais en plus je suis à peu près certain que tout le monde du CA aura vu vos réponses dans la partie CA

Hegan : du coup c'est frustrant de faire apparaître un lien ici qu'on ne peut pas consulter, non? Est-ce vraiment utile?

Oui, parce que certains propos (dont les miens ...) sont éventuellement mal interprétables, et donc je préfère qu'ils restent non publics

Et je n'ai pas de solution autre que le double post (l'un visible l'autre CA uniquement) pour tout le monde soit au courant et puisse participer