Avancement des Jeux de Roger
Sommaire :
– Les questions techniques vus avec les responsables de la MDU et de l'UFR.
– Les auteurs et maisons d'édition contactés et participants.
– Récapitulatif du rendez-vous avec Brainscape.
– Mise en place du projet de comm'
– Point sur les besoins de bénévoles et d'animateurs.
– Les besoins en urgences.
– Demandes de subvention et dossier FSDIE.
Les questions techniques vus avec les responsables de la MDU et de l'UFR :
L'ouverture au public de la Maison de l'Université se fera à 13h30, cependant nos bénévoles
peuvent commencer à installer dès 10h, heure à laquelle l'équipe de sécurité et le gardien viennent ouvrir les portes. Nous n'aurons donc ni clés, ni badges, c'est un certain «Pierre» de la MDU qui vient nous ouvrir. Nous devrons fermer les portes à 8h du matin le dimanche, j'entend par là avoir rangé, nettoyé et évacué la totalité des lieux avant cette heure-ci.
Le bâtiment Blondel peut cependant ouvrir plus tôt, c'est encore à négocier mais lorsque nous en
avions parlé à Mme Cressent il était possible de commencer à installer à 8h pour ouvrir à 11h. Je
vous tiens informé dès que jen sais plus pour l'ouverture du public. Cependant nous ne pouvons pas faire la nocturne dans le bâtiment Blondel qui demande à fermer ses portes vers 20h, il faudra donc avoir rangé, nettoyé et évacué les lieux également avant cette horaire-ci.
Nous n'avons pas accès aux cuisines, et nous devrons nous contenter des toilettes comme point
d'eau principal. Nous aurons cela-dit accès au sous-sol où il est convenu que nous préparerons la
nourriture et où nous aurons accès à des frigos au bocal pour garder les aliments périssable au frais.
Il n'y a pas de matériel de nettoyage à disposition, si nous souhaitons nettoyer correctement il est
nécessaire que nous ramenions sacs poubelles, balais, serpillères, produits d'entretien, éponges,
seaux, lavettes et ce en plusieurs exemplaires pour chacun. Nous ferons une demande officielle aux membres de l'association le moment venu, ou bien nous pouvons déjà acheter une partie du matériel de nettoyage, à choisir.
Nous ne pouvons pas stocker nos éléments de décors et notre matériel la veille à la MDU qui est
contre, cependant nous pouvons utiliser nos locaux et celui de Sonanbul si ce dernier est
d'accord.
Nous avons l'autorisation de mettre quelques affiches, des éléments de décoration et pour la venue des maisons d'édition qui gèrent leur vente de façon autonome.
Les auteurs et maisons d'édition contactés et participants :
Voici la liste des auteurs JDR :
Nicolas Henry – Wulin : vient
Emmanuel Gharbi - Hellywood : Non. Est intéressé pour 2018.
Philippe Tessier - Polaris : Non. Est intéressé pour 2018.
Bruno Guerin – Antika : Non. Est intéressé pour 2018.
Grégory Privat – Bimbo : Non. Est intéressé pour 2018.
Steve Goffaux – One Percent : pas répondu (relancé le 17/03)
Jérémie Rueff – Crimes : pas répondu (relancé le 17/03)
Vincent Mathieu - Cats! : vient
Julien Bès - Shaan : vient
Sebastien Célerin – Nephilim : pas répondu (relancé le 17/03)
Johan Scipion - Sombre : pas répondu (relancé le 17/03)
JOUBERT Sacha et LAFOSSE Florian - Les sept rois / Calliopé : viennent
Tony Godin – Labyrinthe : pas répondu
Coline Pignat et Simon Gabillaud – Knight : Non
Fabien Fernandez – Nécropolice : Non
Nous avons également un auteur de jeu de plateau du prénom de Yann qui a écrit 'Serial Battle', que Yoan a contacté lors d'une convention, qui souhaiterait venir. Il faut que je prenne contact avec lui.
Liste des maisons d'édition :
Pour l'instant simplement les XII singes et La Loutre Roliste.
Récapitulatif du rendez-vous avec Brainscape.
Nous avons vu Brainscape avec Nicolas et Marc et pour commencer ils nous ont fait remarqué
qu'aucun de nos membres n'est venu profiter des avantages partenaires, nous avons consenti qu'il
faudrait appuyer sur les bénéfices de l'adhésion, la plupart des membres ne sont pas au courant
qu'ils ont des avantages magasins...
Brainscape est enthousiaste à l'idée de participer à nouveau aux Jeux de Roger, ils proposent une
salle d'escape game en extérieur avec des barnums, qui serait tenue par Nicolas, voire Adrian. Il
faudra contacter Dominique Lebas de la Bibliothèque Universitaire pour utiliser le parvis entre la
MDU et la BU et remplir à nouveau un dossier de manifestation exceptionnelle.
Nous avons proposés à Brainscape de mettre en place des formulaires de réservation, vu qu'il
risque d'y avoir de fortes demandes. Nous mettrons donc ça en place via le site web des Rôlistes
Rouennais. De plus Brainscape est disposé à nous aider niveau communication Facebook.
Pour ce qui est des activités lors de l'événement, ils en proposent possiblement deux. Une salle
d'escape game disponible toutes les heures et demi (une heure de jeu, trente minutes de rangement) dont la capacité d'accueil est de six à dix personnes.
Leur deuxième activité possible est le «Clash of Game» quatres équipes représentant des factions
qui s'affrontent lors d'une petite compétition qui mimique le système d'un jeude stratégie/ressource et qui se finit sur un trollball. Deux heures d'installation pour quatre animateurs demandés, 1h30 à 2h30 de jeu pouvant accueillir jusqu'à seize personnes par session de jeu.
Ils ont également une dernière possibilité en intérieur. Ils ont leur assurance qui peut les couvrir
pour l'événement, les tentes sont ignifugés, etc... Ils nous tiennent au courant dans les semaines qui viennent pour qu'on sache quelle activité aura lieu.
Mise en place du projet de comm' :
Nous avons établi un projet de communication qui prendra la forme de deux vidéos, une sur l'escapegame de brainscape aux jeux de roger et l'autre qui présentera l'asso et les activités de l'événement.
Ces vidéos devraient durer moins de trois minutes chacune. L'association 'Rôliste TV' qui participe
au Jeux de Roger va nous aider dans la conception des vidéos, particulièrement sur celle de
brainscape, ils nous prêteront également du matériel, micro cravate, lumières, steadycam, etc...
Nous allons demander l'aide d'un compositeur pour la musique de fond et éviter les problèmes de
copyright.
Il y a également une nouvelle page Facebook sur laquelle nous posterons des interviews courte
écrites sur les auteurs participants, où nous posterons les actualités et les vidéos.
→
https://www.facebook.com/JdRoger2017/Point sur les besoins de bénévoles et d'animateurs.
Nous allons avoir besoin de nombreux bénévoles le matin pour l'installation, je dirais au minimum
trois vers 8h du matin pour l'installation dans le bâtiment Blondel, et au moins cinq ou six vers 10h pour finaliser Blondel et commencer l'installation dans la Maison de l'Université.
Nicolas Savary, et moi-même Manon seront présents, mais il nous faudrait une ou deux personnes
de plus motivé pour le matin assez tôt. Nous commencerons par installer les tables et la décoration dans les salles, et préparer les espaces de jeux et les stands pour les maisons d'édition, afficher les programmes etc... . Il nous faudra du temps, du matériel et surtout des gens grands pour installer les banderolles et les grandes affiches. Nous devrions avoir fini cette partie en deux ou trois heures.
Vers 10h – 10h30 nous aurions besoin d'au moins trois ou quatre volontaires pour amener les
courses, les ranger au frais, préparer le coin buvette, et commencer à préparer les croque-monsieur et faire les sachets de bonbons. Cela dit ça serait mieux qu'on fasse ce dernier quelques jours avant, je peux aider sans problème si besoin, c'est de la préparation en moins. Il faudra stocker les premières rations au frais ainsi que les premiers stocks de canette (afin qu'il y en ait toujours au frais), et installer les appareils à croque-monsieur au sous sol.
Il nous faudra vers 11h, au moins deux personnes pour commencer à accueillir auteurs et
participants et les diriger vers leurs salles s'ils le souhaitent ou leur proposer un en-cas, etc...
Il faudrait également deux personnes pour faire une petite ronde autour des bâtiments et à
l'intérieur de temps en temps, vérifier que les portes soient bien fermés et que personne ne
s'aventure dans des endroits interdits au public.
Nous aurons besoin de deux animateurs pour la murder qui aura lieu de 14h à 19h et dans la nuit
de 23h à 4h, si bien sûr nous avons assez de participants.
Enfin nous aurons besoin d'au MINIMUM cinq personnes pour ranger les DEUX bâtiments
et les nettoyer de fond en comble à partir de 18h30 – 19h pour le bâtiment Blondel et 5h – 6h
du matin pour la Maison de l'Université.
Le mieux serait d'avoir une dizaine de bénévoles sur la journée à toute heure, et six ou sept lors de la nocturne.
Les besoins en urgences :
Il nous faut absolument :
– Commencer le montage vidéo et la composition musique des vidéos.
– Imprimer les affiches grace au BVE et les placarder sur le campus étudians, en résidence
universitaire, au CROUS, à Brainscape et chez nos partenaires , c'est le minimum.
– Mettre en place les formulaires sur le site.
– Trouver des bénévoles véhiculés pour amener le matos le matin même.
A voir pendant le CA.
Demandes de subvention et dossier FSDIE :
Je laisserai Nicolas entamer le débat, nous avons eu un problème au niveau du mail qui a failli nous coûter les Jeux de Roger de cette année.
Cela-dit le dossier est fait, presque fini, même si nous n'avons pas pu leur envoyer l'affiche qui n'est pas finie et que nous attendons encore. Il nous manque l'attestation d'assurance que j'ai appelé le 16/03, mais sinon on devrait être bon.
A voir si on peut passer en commission le 22 mars.