Question Organisation

Bon alors je n'avais pas fais attention jusque-là, mais vu que j'ai eu des retours dimanche lors des journées fantastiques par rapport à l'affiche, voilà deux retours : un "détail" et quelque chose de très important qu'il va falloir gérer :

- Il serait utile de marquer que l'évènement est gratuit, et que les inscriptions se font sur place : c'est bête, mais ce n'est pas marqué donc les gens se posent forcément la question. Faudra y penser pour la prochaine!

- Beaucoup plus gênant : il est inscrit que l'évènement commence à 10h. Or, à priori, ce n'est pas le cas! Il s'est passé quoi là? Je n'ai plus l'affiche sous les yeux et une recherche rapide ne m'a pas permis de la trouver, mais on m'a bien parlé de "10h", donc c'est que ça doit être ce qui est indiqué sur l'affiche.

L'événement gratuit, c'est vrai que c'est évident pour nous...dans notre philosophie. Pour les inscriptions, on est pas encore au point sur la mise en place...c'est notamment pour ça qu'on a BESOIN de se rencontrer pour régler ces détails.
Après, il y a un site internet et une page facebook pour les gens qui cherchent des informations supplémentaires...

Concernant l'heure de début, je ne sais pas d'où tu tiens tes informations mais la convention est prévue pour commencer à 10h. C'est pour ça qu'on demande aux volontaires de venir aux réunions...

Nous avons fait en sorte de proposer un maximum de créneau. Pour en savoir plus, il faut venir aux réunions...

Ivremort a écrit:

Avancement des Jeux de Roger


L'ouverture au public de la Maison de l'Université se fera à 13h30, cependant nos bénévoles
peuvent commencer à installer dès 10h

Je suis pas allé chercher loin, c'est à dire à la page précédente de ce sujet. Qu en est il?

Pour la gratuité évidemment que c'est évident pour nous. Mais pas pour les autres. Faudra y penser la prochaine fois.

Pour ce qui est des dispos, hein, y en a qui ont une vie familiale. Donc les réunions au dernier moment où lors d un week-end de pâques c'est pas l idéal.

Citation :

Je suis pas allé chercher loin, c'est à dire à la page précédente de ce sujet. Qu en est il?

Ce que Nico entend c'est "A quel heure pensais-tu que l'événement commençais, et ou a tu eu l'information qu'ils ne commençaient pas a 10h"

On un bâtiment ouvert plus tôt, donc les parties commenceront bien a 10h (contrairement aux autres années) si j'ai tout compris.

Bah tout simplement dans ce que je viens de citer. Si l ouverture est à 13h 30 c'est pas à 10h.

Ivremort a écrit:

Le bâtiment Blondel peut cependant ouvrir plus tôt, c'est encore à négocier mais lorsque nous en
avions parlé à Mme Cressent il était possible de commencer à installer à 8h pour ouvrir à 11h. Je
vous tiens informé dès que jen sais plus pour l'ouverture du public.

C'était dans la présentation du dernier CA, Caillou...

De plus, la communication sur l'avancée du projet est précisément l'un des buts de la réunion de Dimanche...Mais la conception de l'affiche est raccord avec l'organisation de la convention, qui plus est parce que c'est la même personne qui est responsable...

En semaine, on peut pas faire de réunion car personne n'est dispo, la semaine dernière y avait les journées fantastiques, on NE PEUT PAS faire la réunion plus tard...la convention c'est dans une vingtaine de jours Caillou...
Si tu ne veux/peux pas venir consacrer quelques heures, c'est compréhensible Caillou. Mais nous DEVONS préparer la convention MAINTENANT et plus à l'arrache/dans son coin comme ça l'a été les années précédentes...
Il y a des enjeux qui se jouent pour l'association sur cette convention, notamment à l'échelle universitaire...

1) Ce n'est pas du tout dans la "présentation", mais dans le compte-rendu du dernier CA, à moins que cela ne le soit pas - mais dans ce cas là, à un moment donné, il va falloir communiquer clairement. Au passage, la page facebook est pour ainsi dire vide, ainsi que l'onglet "jeux de Roger" du site ici présent (parce qu'un sujet qui demande à recruter des MJ, c'est pas une information sur la convention). La preuve que niveau com', hein, c'est encore à l'arrach'. Comme les années précédentes.

2) cela fait quand même 2 mois que je dis qu'il faut qu'on s'organise, et rien n'est fait concrètement. A un moment donné il faut se sortir les doigts des fesses et plutôt que de vouloir faire des réunions à quinze où jamais personne n'est dispo, faut mobiliser les 3-4 personnes qui se sont indiquées comme disponibles et trouver le moyen de trouver un moment pour se retrouver à la convenance de la majorité. Personnellement, je n'ai jamais été consulté à propos de mes disponibilités, c'est la deuxième fois que je vois une réunion "parachutée" un dimanche au cours de la semaine à laquelle ladite réunion est censée se dérouler.

3) La convention va de nouveau se dérouler à l'arrach', de toute façon. Preuve en est que tu es en train de dire qu'il n'y a pas d'autre choix que de faire une réunion le week-end de Pâques, et à l'arrach'! . A quoi est-elle censée servir cette réunion, d'ailleurs, concrètement? Parce qu'à 3 semaines de la convention, normalement y a plus rien à discuter, y a plus qu'à appliquer.

En effet, normalement, les choses auraient dû se faire plus tôt. Les sonnettes d'alarme ont été sonnée depuis plusieurs réunions et presque personne ne s'est réellement proposé pour participer à la préparation.

On a parlé de la com' sur le web, tu aurais pu parler à ce moment là. Les rendez-vous réguliers se font à la Maison St Sever. Rien ne t'empêchais de venir à ce moment là pour en parler un autre week end...

Après, si tu ne veux QUE faire MJ de secours pour éventuellement dire que tu as participé...ok je crois que c'est noté et c'est pas la peine que tu viennes à la réunion effectivement.

Ben en fait oui, c'est fait grave à l'arrach', mais je ne peux pas faire le taf de trois personnes, je n'ai pas 35h à y consacrer, et il n'y a pas que les jeux de roger dans l'asso.

Veuillez m'excuser si vous trouvez que ça avance pas assez vite. Je vais essayer de faire mieux, et effectivement, la partie com' sur le site est en train de se faire. Des interviews aussi, d'ailleurs il faudrait quelqu'un pour contacter julien bes, je sais plus qui l'a fait.

J'attends aussi que les gens utilisent le formulaire d'inscription mais jusqu'ici seulement trois personnes se sot inscrits. Si tu veux t'inscrire caillou n'hésite pas d'ailleurs !

Pour la com, je fais ce que je peux, et surtout quand j'ai du contenu à mettre ! On a une vidéo qui arrive bientôt.

Après, je vais pas passer mon temps à chercher ceux qui sont possiblement dispo pour savoir si potentiellement ils veulent aider. Le dimanche c'est la rare créneau ou la majorité est disponible pas besoin de faire un référendum pour le savoir. Donc si vous avez envie d'aider, c'est génial et ça me fait plaisir, mais n'attendez pas qu'on vienne vous chercher la main, proposez vous. Vous savez pas comment aider, et je sais pas forcément non plus... Mais si on parle de ce qui doit être fait ensemble on trouvera bien quelque chose !

M'enfin.

Nico.sav renseigne toi avant de dire n importe quoi. Je me suis proposé et depuis longtemps pour donner des coups de main et pas du tout en tant que mj mais en tant que benevole pour tout le reste. Le peu d Infos que j'ai récolté ce fut à force de les reclamer. J'ai même souligné les différents problèmes à surmonter, indiqué à quoi il fallait faire attention et même été force de proposition et conseils vis à vis des années précédentes. A un moment donné je ne peux pas non plus vous forcer la main si rien n'est fait derrière. Et la je ne veux pas m en prendre à ceux qui découvrent comment ça s organise mais bien à ceux qui devraient le savoir. Donc Venn je ne t en veux pas à toi tu ne peux pas tout savoir si derrière c est fait n importe comment. Fait au mieux pour la coma commencer par mettre l affiche en évidence et les Infos utiles (quoi, où, à quelle heure, qui sont les mj auteurs, la gratuité...)


Au passage en dehors de polémiques stériles je n'ai toujours pas eu de réponse claire. On ouvre à quelle heure au public ? Quel est le but exact de la réunion ? Quels sont les horaires des parties du coup ?

Horaires des parties :

10h - 13h30‎  
13h45 - 18h‎  
20h - 00h‎  
00h - 3h‎  
3h - 6h‎

Donc il n'y a pas de temps pour manger le midi, pour personne, ce qui implique donc un service en salle. Y a-t-il une raison d'une coupure aussi longue entre 18h et 20h?

Y a par contre un soucis avec le début des parties à 10h : les portes ouvrent à quelle heure exactement au public? Si ça ouvre à 10h (comme indiqué sur l'affiche), c'est totalement irréaliste de croire que l'on va pouvoir commencer dès 10h. Faut au minimum penser à un "break" d'une demi-heure, voire d'une heure, le temps d'inscrire tout le monde, de les accueillir, de les mettre en place etc.

Ca implique également qu'il faut que tout soit prêt avant 10h. Autrement dit, si le staff se pointe vers 8h, faut être au complet dès le début pour tout préparer (salles, bouffe, déco etc).

Le premier créneau du matin on s'attend surtout à faire du jeu de société, et proposer des parties au format plus court, ça sera plus relax et détendu, les gens auront le temps de manger.

On ouvre le bâtiment Blondel à 10h, je l'ai déjà dit maintes fois, c'est même marqué sur le FB, je sais pas quoi faire de plus pour faire passer l'info, Théo est allé chercher les flyers et les affiches, tu es le bienvenu pour aller les déposer avec nous.

C'est vrai que je me rappelle avoir entendu cette idée de "jeux de société" le matin. Après je pense que la chose n'est pas clairement entendue sur l'affiche.

A ce propos, je suis allé voir sur facebook. Bien que ça soit marqué "changements possibles", c'était plutôt indiqué 11h. Faudrait peut-être mettre les infos à jour. Pareil, on parle de "pré-inscription possible", faudrait voir ça si vous comptez réellement le mettre en place.

Pour ce qui est des affiches et flyers, je passe mon tour. Je ne le faisais déjà que le minimum possible à l'époque où j'étais étudiant (et donc à l'époque où j'étais moins occupé, plus disponible et régulièrement sur Rouen), et si je reconnais que c'est important, ce n'est vraiment pas mon truc.

Pour les Jeux de Roger, mon implication se "limitera" aux conseils/remarques/aide organisationnelle en amont par rapport à l'expérience et aux réunions (dans la mesure de mes disponibilités) et à l'aide logistique sur place. Je n'irai pas plus loin (je n'irai pas en commission FSDIE, ni en récupération de tracts/affiches, ni au contact des auteurs, ni au contact des joueurs, ni au contact des commerçants/partenaires. Ce n'est définitivement pas ma tasse de thé).

J'attend d'avoir une dizaine de parties MJ sur plusieurs créneaux pour lancer les inscriptions mais je pense sincèrement pas que ça marche en fait :/
Ça va se faire à l'arrache le Jour J, je pense qu'on mettra un bureau d'inscription avec un tableau des parties proposées. On pourrait faire un truc à la witcher 3 un grand panneau de quête (avec des affiches avec description de scénar/univers etc...

Hé bien merci de ton implication en tout cas... ^^

C'est ce que l'on fait d habitude faudra juste penser à bien tout indiquer et être au moins deux dessus en privilégiant les parties d auteurs